プライバシーポリシー
株式会社令和トラベル（以下「当社」）は、チャットサービス「NEWT Chat」および音声サービス「NEWT Voice」（以下あわせて「本サービス」）の提供にあたり、利用者（以下「ユーザー」）の個人情報を適切に保護・管理することを重要な責務と考えています。
本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）は、当社が取得・処理する個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 適用範囲
本ポリシーは、本サービスの利用に関連して当社が取得・処理するすべての個人情報に適用されます。
他の当社サービスについては、別途定めるプライバシーポリシーが適用される場合があります。
2. 管理者およびデータ保護責任者（DPO）
- 管理者（データコントローラー）：株式会社令和トラベル
- 所在地：〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町20-1 渋谷インフォスタワー15F
- お問い合わせ窓口：support@reiwatravel.co.jp
3. 個人情報の定義
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、氏名、連絡先、オンライン識別子（例：IPアドレス、デバイスID等）など、個人を特定できる情報をいいます。
4. 取得する情報
当社は、以下の方法で個人情報を取得します。
- ユーザー提供情報：氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、契約情報、チャット内容、問い合わせ内容など
- 見込み顧客情報：デモ体験、資料請求、お問い合わせ、イベント・セミナー等の際にご提供いただく氏名、会社名、連絡先など
- 音声通話情報：当社の音声サービス（NEWT Voice）やデモ電話のご利用時における発信者番号、通話内容（録音データ・文字起こしを含む）など
- 自動取得情報：IPアドレス、ブラウザ／OS情報、利用ログ、Cookie情報、位置情報など
- 第三者提供情報：決済サービスや認証プロバイダ等からの利用ステータス情報
5. 利用目的および法的根拠
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
また、GDPRに基づき、それぞれの目的に応じた処理の法的根拠を明示します。
以下のとおり、対象となる方の区分および利用目的ごとに法的根拠を定めています。
ユーザー（契約者およびその担当者）の個人情報
- 本サービスの提供、運営、サポート：契約の履行
- 契約・決済・請求等の管理：契約の履行／法的義務
- サービス改善・統計分析：正当な利益／同意
- 新機能・キャンペーン等のご案内（オプトイン）：同意
- 不正利用防止、セキュリティ対応：正当な利益／法的義務
- 法令順守、監督機関等への対応：法的義務
見込み顧客の方（デモ体験、資料請求、お問い合わせ、イベント・セミナー参加等をされた方）の個人情報
- デモ体験、資料請求、お問い合わせへの対応：契約締結前の措置／正当な利益
- 当社サービスに関するご案内・ご提案（お電話、メール、SMS等によるご連絡を含みます）：正当な利益／同意
- デモ体験・お問い合わせ内容の分析による応対品質の向上、サービス改善：正当な利益
- イベント・セミナー等のご案内：正当な利益／同意
見込み顧客の方への当社からのご案内は、お申し出によりいつでも停止できます（第14項の窓口までご連絡ください）。
6. 第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- ユーザーの同意がある場合
- 法令に基づく場合
- サービス運営に必要な範囲で委託する場合（クラウド、AI処理基盤、通信キャリア、決済、分析、サポート等）
委託先には、個人情報保護契約を締結し、適切な監督を行います。
共同利用は行っていません。
7. AIによる処理と学習への利用
本サービスにおけるチャット・音声の応対は、AI（人工知能）により自動的に処理されます。
- チャット内容・通話内容（録音データ・文字起こしを含む）は、応答の生成および品質向上のため、当社が委託する外部のAI処理基盤で処理されることがあります。委託先の管理は第6項に従います。
- 個人情報を含むユーザーデータのAIモデルの学習・改善への利用は、利用規約（第7条）の定めに従います。有料プランのユーザーデータは、明示的な事前の同意（オプトイン）がない限り学習に利用しません。無料プランのユーザーデータは学習に利用することがありますが、いつでも停止（オプトアウト）を申し出ることができ、利用する場合も匿名化または集計化するよう合理的な努力を行います。
- AIによる応対は自動処理ですが、個人の権利義務に重大な影響を及ぼす決定を、人間の関与なくAIのみで行うことはありません。
8. 導入企業のお客様（エンドユーザー）の個人情報
本サービスを導入した事業者（以下「導入企業」）のウェブサイトや電話窓口を通じて、チャットまたは通話をされるお客様の個人情報について:
- 当社は、導入企業から委託を受けた者として、本サービスの提供に必要な範囲でのみこれらの情報を取り扱います。
- これらの情報の利用目的等については、導入企業が定めるプライバシーポリシーが適用されます。
- エンドユーザーの方による開示・訂正・削除等のご請求は、原則として導入企業を通じてお願いします。当社に直接ご連絡いただいた場合は、導入企業と連携して対応します。
9. 個人データの国際移転（越境移転）
当社は、クラウドインフラや外部サービスプロバイダを利用する際に、個人データを国外で処理または保存する場合があります。
この場合、以下のいずれかの条件を満たすよう適切な保護措置を講じます：
- 欧州委員会または各国当局により「十分な保護水準」と認められた国・地域への移転
- 標準契約条項（SCC）や拘束的企業規則（BCR）などの適切な法的保護措置の実施
ユーザーの求めに応じて、これらの保護措置の概要を開示します。
10. 保存期間・消去
当社は、個人データを利用目的の達成に必要な期間のみ保存し、
不要となった場合には、適切な方法で削除または匿名化します。
保存期間の判断基準は以下のとおりです。
- 契約・法令上保存が必要な期間
- サービス提供や法的対応に必要な期間
音声通話の録音データ・文字起こしについても同様の基準で保存期間を定め、期間経過後に削除または匿名化します。
ユーザーは、自己に関するデータの削除を請求することができます（第14項参照）。
法令上の義務がある場合を除き、合理的な範囲で対応します。
11. セキュリティ対策
当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防ぐため、
合理的かつ実効的な技術的・組織的安全管理措置を講じています。
主な取り組み：
- 通信・保存時の暗号化
- アクセス制御および多要素認証
- セキュリティ監視および脆弱性管理
- 従業員・委託先への教育と契約管理
- プライバシー・バイ・デザインの実装
これらの措置は継続的に見直し、改善を行います。
12. データ侵害時の対応
個人データの漏えい、不正アクセス等（データ侵害）が発生した場合、当社は速やかに以下の措置を講じます。
- 被害の拡大防止と原因調査
- 監督機関および影響を受ける可能性のあるユーザーへの通知
- 再発防止措置の実施と公表（必要に応じて）
13. Cookie等の利用
当社は、サービスの利便性向上やアクセス解析のためにCookie等を使用します。
Cookieの利用目的は以下のとおりです。
- 必須Cookie：サービスの提供に不可欠な機能
- 分析Cookie：利用状況の統計分析（Google Analytics等）
- マーケティングCookie：広告・キャンペーンの最適化（同意取得後のみ）
ユーザーは、ブラウザ設定や当社の同意管理画面を通じてCookieの利用を制御できます。
14. ユーザーの権利
ユーザーは、適用法令に基づき以下の権利を有します。
- 開示・訂正・削除の請求
- 利用停止・処理制限の請求
- データポータビリティの請求（EU居住者）
- 処理への異議申立ておよび同意の撤回
これらの権利を行使する場合は、本人確認のうえ、以下の窓口までご連絡ください。
当社は、法令上の要件を満たす範囲で、合理的かつ迅速に対応します。
15. 未成年者の情報
本サービスは、原則として16歳未満の方を対象としていません。
16歳未満の方は、保護者の同意なしに個人情報を提供しないでください。
16. 各国の法令遵守
当社は、日本の個人情報保護法（APPI）、EU一般データ保護規則（GDPR）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）その他の関連法令を遵守します。
各地域の法令に基づく追加的権利は、該当ユーザーに適用されます。
17. プライバシーポリシーの変更
法令改正やサービス内容の変更等に応じて、本ポリシーを改訂する場合があります。
重要な変更を行う場合は、サービス内通知またはメールでお知らせします。
改訂後のポリシーは、通知後に効力を生じます。
18. お問い合わせ窓口
プライバシーに関するご質問・苦情・相談は以下へご連絡ください。
株式会社令和トラベル プライバシー保護担当
〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町20-1 渋谷インフォスタワー15F
Eメール：support@reiwatravel.co.jp
19. 監督機関
個人情報の取扱いに関する苦情について、当社の対応にご満足いただけない場合は、
以下の監督機関等に申し立てることができます。
- 日本：個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/）
- EU：各加盟国のデータ保護機関（Data Protection Authority）
- 制定：2025年9月30日
- 改訂：2026年7月21日